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Guia de la Calidad

Sistematizar gestión

¿De qué hablamos cuando decimos que vamos a sistematizar la gestión o “anclar el sistema de gestión”?:

  • Activar la Herramienta Gestionar y utilizarlo como método de trabajo para mantener “vivo” el sistema de gestión.
  • Fomentar que se impliquen el mayor numero de personas posible.
  • Dar una “vuelta” completa al Sistema, ayudados por el Soft Gestionar como vínculo de gestión:
    • Sistematizar la revisión estratégica.
    • Sistematizar la revisión y mejora continua de procesos: una gestión adecuada de los procesos nos permitirá evaluar, analizar y mejorar continuamente el rendimiento de la organización, asegurando una óptima actuación de las personas y utilización de los recursos.
    • Sistematizar la revisión de objetivos.
    • Diseñar, fomentar y sistematizar la utilización de un Sistema de Comunicación entre las personas de la organización.
  • Construir el Cuadro de Mando y el Navegador de nuestro Proyecto.
  • Construir nuestro Mapa de Evidencias como muestra de logros conseguidos.
  • Poder describir en una Memoria EFQM nuestra situación actual.

 

Sistema

Estructura organizativa, procesos y recursos necesarios para implantar una gestión determinada.
Tres son los elementos básicos a partir de los cuales podemos gestionar nuestra capacidad de añadir valor:

  • Las personas de nuestra organización.
  • Los recursos disponibles.
  • Los procesos que se llevan a cabo.

Herramientas que utilizamos para unir a todos alrededor de nuestro sistema de gestión:

  • Un recurso web: Zona de trabajo, el cual incluye el MapadeEvidencias.
  • Soft de gestión Modelo EFQM: Gestionar, el cual incluye un cuadro de mando y un navegador de proyecto.

 

Pasos que llevamos a cabo en GuiadelaCalidad para sistematizar la gestión

Fase 1: Planificación anual

  • Revisamos el Plan Anual, fijando objetivos gerenciales para cada uno de los integrantes del Mapa de Grupos de interés. Se fijarán responsables para esos objetivos.
  • Los acuerdos tomados se reflejarán en los procesos, para que indiquen sus objetivos particulares. Construiremos el árbol de objetivos (tema recurso web), siguiendo un criterio de agrupación, que servirá de referencia para aunar esfuerzos.
  • La herramienta suministrada por GuiadelaCalidad se encargará de guardar la coherencia de todo lo descrito en esta fase.

Fase 2: Anclaje de trabajo por procesos

  • No estaremos hablando realmente de un sistema de gestión hasta que no consigamos sistematizar todos los procesos claves y relevantes que intervienen en la empresa.
  • Como paso previo, realizaremos la prueba piloto, con un proceso elegido por el cliente, y se establecerá el sistema de control y seguimiento. Estableceremos las bases para la dirección de procesos, revisando los que actualmente están vigentes, estableciendo acciones de mejora.
  • El control de todo este proceso se hará con la herramienta suministrada por GuiadelaCalidad.

Fase 3: Chequeo de avances. Acciones correctoras

  • Revisar los objetivos generales (cifras, hechos y datos) una vez introducidos en Gestionar. Reconduciremos con acciones de mejora, aquellos aspectos que muestren tendencias que hagan prever que no se van a cumplir los objetivos descritos.
  • Se planificarán dos revisiones más a lo largo de este proyecto.

Fase 4: Mejora continua de procesos

  • Después de realizada la prueba piloto, se hará una revisión de los procesos vigentes y de la configuración del Mapa de Procesos si procede. Se chequearán los avances previstos en la anterior revisión y se sacarán conclusiones sobre lo NO conseguido, buscando el reconducir aquellos que se encuentren en “vía muerta”.
  • Todo esto tiene que realizarse necesariamente antes de la Autoevaluación.

Fase 5: Revisión anual de resultados.

  • Estandarizar el chequeo y mejora continua de resultados, con el fin de asegurar que se consiguen los logros anuales fijados en los objetivos. Como elemento de control utilizaremos la herramienta Gestionar.

Fase 6: Autoevaluación EFQM

  • Al final de este proyecto nos marcamos como objetivo conjunto realizar la autoevaluación EFQM utilizando la herramienta Gestionar, en base al Mapa de Evidencias que hemos ido construyendo.

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EFQM es el creador y el gestor del premio a la Excelencia EEA (EFQM Excellence Award) que reconoce la Excelencia en Gestión en las organizaciones.
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