Objetivos que debemos perseguir con la autoevaluación

• Comprender la autoevaluación como un examen global y sistemático de las formas de hacer y de qué resultados hemos alcanzado comparándolo con el Modelo EFQM y con otras organizaciones líderes.
• Reflexionar en equipo sobre las actividades y resultados de mi empresa.
• Descubrir en este examen nuestros puntos fuertes (PF) y áreas a mejorar (AM).
• Priorizar esas áreas de mejora (AM) y elaborar un plan de acción concreto que nos acerque a la mejora continua.
• Ser autocríticos y huir de justificaciones.

Pasos que seguimos para llevar a cabo la autoevaluación

• Actividades previas
  • Conseguir el compromiso del equipo directivo.
  • Seleccionar el modelo de autoevaluación.
  • Planificar las tareas a realizar según el modelo seleccionado.
  • Asignar un propietario a este proyecto.
  • Comunicar a la organización el alcance, repercusión y fin del proyecto que vamos a iniciar.
• Fase 1
  • Formación.
  • Reflexión por criterio.
  • Recoger evidencias de cómo se desarrollan las actividades y qué resultados se obtienen.
• Fase 2
  • Equipo evaluador.
  • Criterio de puntuación.
• Fase 3
  • Debate y priorización.
  • Selección de mejora.
• Fase 4
  • Plan de mejora.
  • Planificar actuación.
  • Asignar objetivos, responsables, fechas, recursos.
  • Aprobarlo.
• Fase 5
  • Revisión del plan y hacer un seguimiento para evaluar la eficacia.
  • Comunicación mediante un informe.

Para el método de autoevaluación se hace uso de los siguientes elementos:

Cuestionarios:

• Consiste en responder a una relación de preguntas que pueden ser contestadas positiva o negativamente, valoradas por niveles.
• Es un enfoque fácil de utilizar y pueden participar muchas personas. Puede utilizarse un cuestionario estándar o prepararse uno específico.
• El cuestionario no recoge el por qué de las opiniones emitidas, la información obtenida depende de la calidad de las preguntas. Este enfoque no relaciona los P.F. y A.M. ni tampoco permite la comparación con otras organizaciones.
• Normalmente la autoevaluación se realiza de forma individual y se consensúan los resultados de los evaluadores antes de ser presentados a la Dirección para definir el plan de acción.

Reunión:

• La autoevaluación es realizada por el Comité de Dirección.
• Asigna los diferentes subcriterios entre los directivos.
• Cada directivo recoge datos y elabora la propuesta a nivel de subcriterio.
• Cada directivo expone los puntos fuertes y áreas de mejora de su subcriterio para su análisis y consenso.
• Se asignan las áreas de mejora entre los directivos (normalmente las más próximas a sus responsabilidades).
• Cada directivo se convierte en propietario de las áreas asignadas y elabora una propuesta con los planes de mejora para cada una. Estas personas se presentan en una reunión posterior para su consenso y aprobación.
• Este es un enfoque más preciso que los anteriores y permite al equipo directivo compartir las áreas de mejora, las acciones a tomar, trabajar en equipo,… No obstante su aplicación exige una excelente formación y un fuerte compromiso de la Dirección y normalmente, requiere la participación de dos facilitadores, (uno interno y otro externo).

Formularios:

• Consiste en responder a una batería de formularios (uno por cada subcriterio) que recogen las áreas significativas a tener en consideración.
• Salvo que la empresa decida crear sus formularios, se suelen recoger como áreas a tratar, las que se plasman en el Modelo EFQM.
• Normalmente se asigna a un equipo interno previamente formado, o evaluadores externos las tareas de rellenar los formularios y evaluar la información recogida.
• La calidad de recogida de datos es crítica. Para ello, el equipo debe tener claro dónde y en quién residen los datos, tener experiencia en técnicas de entrevistas y centrarse en el subcriterio específico,…
• Las ventajas de este enfoque son que se basa en datos y hechos, suministra puntos fuertes, áreas de mejora y un perfil de puntuación.
• El enfoque formularios tiene el riesgo de no incluir toda la realidad de la empresa y de que la recogida de datos no sea muy rigurosa. Además no funciona bien con los criterios “Resultados”, presenta dificultades para su utilización.

Memoria:

• El requisito previo de este enfoque es la elaboración de una memoria que recoge los aspectos relevantes de la gestión y que posteriormente se evalúa siguiendo las directrices de EFQM (Matriz Radar).
• La dirección nombra un propietario del proceso de la autoevaluación que coordine su desarrollo y dé coherencia al informe final.
• Los miembros del equipo directivo, previa información, se reparten los criterios. Cada uno recoge la información y lidera la redacción de los capítulos de la memoria asignados.
• El propietario del proceso de autoevaluación los fusiona en la memoria.
• La memoria, aprobada por Dirección, se entrega a un equipo de evaluadores experimentados, normalmente externos.
• Individualmente definen los P.F./A.M. y puntúan.
• El equipo evaluador consensúa los resultados (si es necesario, se actualiza la memoria) y presenta a la Dirección un informe que incluye la evaluación y la acciones de mejora recomendadas.
• La Dirección analiza los resultados, aprueba el plan de mejora.
• Sistemáticamente hace un seguimiento del plan.