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Guia de la Calidad

Autoevaluación Gratuita

Objetivos que debemos perseguir con la autoevaluación

  • Comprender la autoevaluación como un examen global y sistemático de las formas de hacer y de qué resultados hemos alcanzado comparándolo con el Modelo EFQM y con otras organizaciones líderes.
  • Reflexionar en equipo sobre las actividades y resultados de mi empresa.
  • Descubrir en este examen nuestros puntos fuertes (PF) y áreas a mejorar (AM).
  • Priorizar esas áreas de mejora (AM) y elaborar un plan de acción concreto que nos acerque a la mejora continua.
  • Ser autocríticos y huir de justificaciones.

 

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Pasos que seguimos para llevar a cabo la autoevaluación

  • Actividades previas
    • Conseguir el compromiso del equipo directivo.
    • Seleccionar el modelo de autoevaluación.
    • Planificar las tareas a realizar según el modelo seleccionado.
    • Asignar un propietario a este proyecto.
    • Comunicar a la organización el alcance, repercusión y fin del proyecto que vamos a iniciar.
  • Fase 1
    • Formación.
    • Reflexión por criterio.
    • Recoger evidencias de cómo se desarrollan las actividades y qué resultados se obtienen.
  • Fase 2
    • Equipo evaluador.
    • Criterio de puntuación.
  • Fase 3
    • Debate y priorización.
    • Selección de mejora.
  • Fase 4
    • Plan de mejora.
    • Planificar actuación.
    • Asignar objetivos, responsables, fechas, recursos.
    • Aprobarlo.
  • Fase 5
    • Revisión del plan y hacer un seguimiento para evaluar la eficacia.
    • Comunicación mediante un informe.

 

Para el método de autoevaluación se hace uso de los siguientes elementos:

Cuestionarios:

  • Consiste en responder a una relación de preguntas que pueden ser contestadas positiva o negativamente, valoradas por niveles.
  • Es un enfoque fácil de utilizar y pueden participar muchas personas. Puede utilizarse un cuestionario estándar o prepararse uno específico.
  • El cuestionario no recoge el por qué de las opiniones emitidas, la información obtenida depende de la calidad de las preguntas. Este enfoque no relaciona los P.F. y A.M. ni tampoco permite la comparación con otras organizaciones.
  • Normalmente la autoevaluación se realiza de forma individual y se consensúan los resultados de los evaluadores antes de ser presentados a la Dirección para definir el plan de acción.

Reunión:

  • La autoevaluación es realizada por el Comité de Dirección.
  • Asigna los diferentes subcriterios entre los directivos.
  • Cada directivo recoge datos y elabora la propuesta a nivel de subcriterio.
  • Cada directivo expone los puntos fuertes y áreas de mejora de su subcriterio para su análisis y consenso.
  • Se asignan las áreas de mejora entre los directivos (normalmente las más próximas a sus responsabilidades).
  • Cada directivo se convierte en propietario de las áreas asignadas y elabora una propuesta con los planes de mejora para cada una. Estas personas se presentan en una reunión posterior para su consenso y aprobación.
  • Este es un enfoque más preciso que los anteriores y permite al equipo directivo compartir las áreas de mejora, las acciones a tomar, trabajar en equipo,… No obstante su aplicación exige una excelente formación y un fuerte compromiso de la Dirección y normalmente, requiere la participación de dos facilitadores, (uno interno y otro externo).

Formularios:

  • Consiste en responder a una batería de formularios (uno por cada subcriterio) que recogen las áreas significativas a tener en consideración.
  • Salvo que la empresa decida crear sus formularios, se suelen recoger como áreas a tratar, las que se plasman en el Modelo EFQM.
  • Normalmente se asigna a un equipo interno previamente formado, o evaluadores externos las tareas de rellenar los formularios y evaluar la información recogida.
  • La calidad de recogida de datos es crítica. Para ello, el equipo debe tener claro dónde y en quién residen los datos, tener experiencia en técnicas de entrevistas y centrarse en el subcriterio específico,…
  • Las ventajas de este enfoque son que se basa en datos y hechos, suministra puntos fuertes, áreas de mejora y un perfil de puntuación.
  • El enfoque formularios tiene el riesgo de no incluir toda la realidad de la empresa y de que la recogida de datos no sea muy rigurosa. Además no funciona bien con los criterios “Resultados”, presenta dificultades para su utilización.

Memoria:

  • El requisito previo de este enfoque es la elaboración de una memoria que recoge los aspectos relevantes de la gestión y que posteriormente se evalúa siguiendo las directrices de EFQM (Matriz Radar).
  • La dirección nombra un propietario del proceso de la autoevaluación que coordine su desarrollo y dé coherencia al informe final.
  • Los miembros del equipo directivo, previa información, se reparten los criterios. Cada uno recoge la información y lidera la redacción de los capítulos de la memoria asignados.
  • El propietario del proceso de autoevaluación los fusiona en la memoria.
  • La memoria, aprobada por Dirección, se entrega a un equipo de evaluadores experimentados, normalmente externos.
  • Individualmente definen los P.F./A.M. y puntúan.
  • El equipo evaluador consensúa los resultados (si es necesario, se actualiza la memoria) y presenta a la Dirección un informe que incluye la evaluación y la acciones de mejora recomendadas.
  • La Dirección analiza los resultados, aprueba el plan de mejora.
  • Sistemáticamente hace un seguimiento del plan.

 

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